Відновлення та апостилювання дубліката додатка до диплома Харківського університету для випускниці 1977 року з Судану

Вступ

До Адвокатського об'єднання «Дісп'ютс» звернулася громадянка Республіки Судан, яка з 1971 по 1977 рік здобувала в Харківському університеті вищу освіту за спеціальністю «лікувальна справа». Втрата додатка до диплома поставила перед клієнткою конкретну юридичну задачу: отримати не просто дублікат документа, а дублікат, придатний до апостилювання — без цього продовження професійної діяльності за кордоном було неможливим. У процесі виготовлення й легалізації документа виникли дві самостійні перешкоди, кожна з яких вимагала окремого правового рішення. На початку липня клієнтка отримала апостильовані диплом і додаток до нього.

Передісторія

Роботу над справою розпочато з адвокатського запиту до Харківського університету. З огляду на те, що з моменту завершення клієнткою навчання минуло майже 50 років, а сам заклад функціонує в умовах активних бойових дій, перш ніж ініціювати процедуру, було необхідно з'ясувати два питання: чи збереглися в архіві навчального закладу відповідні відомості про клієнтку, і чи існує фізична можливість виготовити дублікат документа, який супроводжував диплом. Відповідь підтвердила обидва пункти та визначила порядок подальшого звернення.

У січні до університету подано заяву на ім'я проректора з науково-педагогічної роботи. Особову справу клієнтки віднайдено в архіві та передано на факультет, де здійснювались усі подальші етапи виготовлення документа. У квітні перший дублікат був готовий.

Правова позиція та вжиті заходи

Перешкода з кодом картки фізичної особи в ЄДЕБО

Виготовлений у квітні дублікат виявився непридатним до апостилювання: у ньому був відсутній код картки фізичної особи в Єдиній державній електронній базі з питань освіти. Позиція декана факультету мала формальну логіку — дублікат документа може відтворювати виключно ту інформацію, яка містилась в оригіналі, а код ЄДЕБО в дипломі 1977 року об'єктивно був відсутній. Проблема полягала в тому, що ця логіка унеможливлювала саму мету, заради якої готувався дублікат: без коду ЄДЕБО апостилювання документа за чинним порядком було виключено.

У результаті перемовин з представниками факультету для клієнтки створено картку фізичної особи в ЄДЕБО, документ зареєстровано в реєстрі, а код долучено до дубліката. Другий варіант документа виготовлено протягом місяця.

Перешкода з відсутністю апостилю на самому дипломі

Наступна перешкода виникла на етапі подання документа на апостилювання. Іміджевий центр Міністерства освіти і науки України, отримавши копію диплома, відмовив у проставленні апостиля на додаток — з тієї причини, що апостиль був відсутній на самому дипломі. Консульська легалізація диплома та додатка до нього, проведена ще в 1977 році, цієї прогалини не усувала.

Клієнтці запропоновано два варіанти: очікувати виготовлення нового дубліката самого диплома, що потребувало б додаткових місяців, або апостилювати оригінал диплома радянського зразка невідкладно. Другий варіант мав очевидний юридичний ризик: пункт 7 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, вимагає від компетентного органу з'ясування справжності підпису особи, яка засвідчила документ. На момент видачі диплома в 1977 році реєстру зразків підписів уповноважених осіб не існувало в принципі.

Вирішальним виявився пункт 4 тих самих Правил: оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не приймаються на території України для проставлення апостиля — за винятком документів про освіту та вчені звання, виданих Українською РСР. Диплом клієнтки виданий саме таким закладом, а отже, підпадав під цей виняток. Клієнтка обрала другий варіант і надіслала оригінал диплома в Україну.

Результат

Обрана стратегія виявилась правильною: на початку липня диплом та додаток до нього успішно апостильовано, і клієнтка отримала свої документи.

Висновок

Обидві перешкоди в цій справі мали спільне джерело: документ, виданий у 1977 році, об'єктивно не міг відповідати вимогам реєстрів і процедур, які виникли десятиліттями пізніше. Питання коду ЄДЕБО вирішувалося не через зміну змісту документа, а через реєстрацію факту — створення картки фізичної особи, якої раніше не існувало. Питання апостилю на дипломі також не стосувалося справжності документа — йшлося про застосування спеціальної норми, яка дозволяє документам про освіту, виданим Українською РСР, входити в сучасний міжнародний обіг без повторного проходження всієї процедури видачі.

Апостилювання оригіналу диплома замість очікування нового дубліката виявилося швидшим рішенням не тому, що було сміливішим, а тому, що спиралося на точне застосування винятку, передбаченого чинними правилами. У справах з документами радянського періоду саме такий попередній юридичний аналіз — а не сам факт звернення до компетентного органу — визначає строк, у який клієнт отримає результат.