Свідоцтво про народження є базовим документом, без якого в більшості офіційних процедур неможливо підтвердити особу, вік і походження людини. Воно вимагається під час набуття громадянства, у цивільних і сімейних відносинах, зокрема у спадкуванні та при укладенні шлюбу, а також для отримання соціального забезпечення й в інших випадках.
З огляду на це потреба в цьому документі виникає і в тих, хто народився в Україні та проживає тут, і в тих, хто давно виїхав за кордон. Для громадян України, які проживають в Україні, повторне отримання свідоцтва зазвичай не пов'язане з особливими труднощами, оскільки дані в актовому записі та в їхніх чинних документах збігаються.
Нестандартним з погляду українських державних органів є випадок, коли людина народилася на території України, а згодом набула громадянство іншої держави. У такій ситуації ключовим для повторного отримання свідоцтва про народження стає підтвердження того, що заявник і особа, щодо якої складено актовий запис, є однією й тією самою людиною.
У чому полягає проблема
Складність виникає насамперед через мову, якою складалися актові записи. У Радянському Союзі актові записи про народження в переважній більшості складалися російською мовою на паперових носіях.
Чинні Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5, у пункті 10 розділу I встановлюють: «Діловодство в органах державної реєстрації актів цивільного стану ведеться державною мовою».
Відповідно до пункту 1.5 Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 № 1269/5, «Реєстр ведеться українською мовою».
Механізм переходу з російської мови на українську встановлено пунктом 2.1.10 глави 2.1 розділу II тієї самої Інструкції: «Відомості паперових носіїв актових записів цивільного стану, які складені недержавною мовою, уносяться до Реєстру українською мовою».
Отже, під час внесення архівного запису до Реєстру реєстратор відтворює його зміст українською мовою, тобто фактично перекладає або транслітерує відомості російськомовного запису для електронного запису в Реєстрі. Сам пункт не уточнює, яким способом відтворюються прізвище та ім'я, а тому результат залежить від того, як це зробила конкретна посадова особа.
Розглянемо типову ситуацію. Особа народилася на території України в радянський період, і її актовий запис про народження складено російською мовою. Невдовзі після цього вона мігрувала до іншої країни, де набула громадянства на підставі своїх документів, складених російською мовою, а ім'я в паспорті цієї країни було транслітероване латиницею з російського написання.
Паралельно в Україні її архівний запис вносять до Реєстру та відтворюють українською мовою. Отже, дві транслітерації виконано незалежно одна від одної, різними органами та за різними правилами, і в написанні прізвища або імені вони можуть розходитися.
Для наочності наведемо умовний приклад, який не стосується жодної реальної особи. У російськомовному записі зазначено «Лисовская Елизавета Николаевна», в іноземному паспорті ця особа записана як Lisovsky Elizabet, зворотна транслітерація з латиниці дає «Лісовскі Елізабет», тоді як у Реєстрі те саме ім'я може значитися як «Лисовська Єлизавета Миколаївна».
Усі чотири форми належать одній людині, проте жодна з них не випливає з іншої однозначно, бо одну й ту саму латинську літеру українською можна передати по-різному, і єдино правильної зворотної транслітерації не існує. До цього додається втрата по батькові: в документах багатьох держав такого елемента імені немає, тому в іноземний паспорт воно не потрапляє.
Представнику заявника до того ж заздалегідь невідомо, яким чином прізвище, ім'я та по батькові були відтворені українською під час внесення запису до Реєстру. У результаті розбіжності в написанні унеможливлюють для представників органу державної реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) встановлення того, що заявник і особа з актового запису є однією особою.
Правова основа повторної видачі
Повторну видачу свідоцтва регулює стаття 19 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», яка встановлює, що повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, оригінал якого було вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, та повторна видача свідоцтва у разі внесення змін до актового запису чи його поновлення «здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичними представництвами і консульськими установами України на підставі актового запису цивільного стану».
Отже, дублікат є не новим документом, а відтворенням того, що вже записано в актовому записі, тому орган має пересвідчитися, що особа, яка звертається, і особа, зазначена в записі, є однією людиною.
Ця вимога випливає із законодавчо обмеженого кола осіб, які мають право на повторне отримання свідоцтва про народження. Відповідно до тієї самої статті 19, свідоцтво про народження повторно видається особі, щодо якої складено запис, а також її батькам, усиновлювачам, опікунам, піклувальникам, представнику закладу охорони здоров'я чи дитячого закладу, де постійно перебуває дитина, та органу опіки та піклування.
Причина такого обмеження міститься в частині третій статті 9 цього Закону: інформація, що міститься в актовому записі цивільного стану, «є конфіденційною і не підлягає розголошенню».
Якщо ж ім'я в первинному документі, наприклад у свідоцтві про народження, відрізняється від імені, яке особа носить нині, орган може відмовити у видачі документа або зупинити розгляд заяви до усунення цієї невідповідності. Отже, розбіжність, яка для самої людини є очевидною, для органу залишається ознакою того, що за документом може звертатися інша особа.
Ім'я особи визначає частина перша статті 28 Цивільного кодексу України: «Ім'я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить».
Актовий запис про народження, складений в Україні, містить усі три складові, тому для українських органів ім'я такої особи залишається прізвищем, власним іменем та по батькові незалежно від того, як воно записане в іноземному паспорті.
Документи, складені іноземною мовою, подаються разом із перекладом: відповідно до пункту 7 глави 1 розділу II Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, вони подаються «разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку». Отже, документ, яким іноземний орган підтвердив зміну імені особи, зокрема свідоцтво про зміну імені, рішення суду чи додаток до свідоцтва про натуралізацію, подається до органу РАЦС разом із засвідченим перекладом українською мовою.
Як підтверджується тотожність особи на практиці
Щоб видати дублікат, орган РАЦС має переконатися, що заявник і особа з актового запису — одна людина. Для цього кожну зміну імені після складення запису треба підтвердити документом, де зазначено її підставу. Якщо змін було кілька, ці документи мають утворити безперервний ланцюг від актового запису до чинного паспорта.
Громадянка Ізраїлю, яка народилася в Україні, двічі змінювала ім'я: спершу прізвище у зв'язку із заміжжям, а згодом власне ім'я у зв'язку з репатріацією. Тотожність особи вдалося підтвердити завдяки випискам із книг записів актів цивільного стану Ізраїлю, де було зареєстровано обидві зміни.
Виписки підтверджували народження жінки в Україні, містили імена її батьків і фіксували кожну зміну прізвища та імені з підставою. Їх апостилювали, переклали українською мовою й надіслали в Україну в оригіналах.
В іншій справі дублікат свідоцтва про народження отримала громадянка Сполучених Штатів, яка змінила ім'я, прізвище та стать. Підставою стали два судові рішення про зміну імені та статі, апостильовані й перекладені українською мовою.
Проте не кожен іноземний документ для цього придатний. Наприклад, іноземні свідоцтва про шлюб часто не фіксують, що дружина взяла прізвище чоловіка, — у багатьох країнах це вважається само собою зрозумілим.
В українському свідоцтві про шлюб така інформація зазначається прямо, і для українського органу важливо, щоб зміна прізвища у зв'язку зі шлюбом була підтверджена документом, а не випливала з припущення. Тому до такого іноземного свідоцтва потрібен додатковий документ, де підставу зміни прізвища зазначено прямо.
Так було у справі громадянки США, уродженки України, яка після шлюбу взяла прізвище чоловіка. Її свідоцтво про шлюб не містило відмітки про зміну прізвища.
Проблему вирішено за допомогою свідоцтва про зміну імені, де прямо зазначено, що вона змінила дівоче прізвище на прізвище чоловіка у зв'язку зі шлюбом. Воно пов'язало прізвище в записі про народження з прізвищем у чинному паспорті.
Окремою складністю є документи про натуралізацію. Один із наших клієнтів під час натуралізації в іншій країні повністю змінив ім'я та прізвище. У свідоцтві про натуралізацію значилося лише нове ім'я, тож саме по собі воно не пов'язувало його з українським актовим записом.
Проте разом зі свідоцтвом клієнт отримав додаток, який підтверджував зміну імені під час натуралізації. Апостильовані свідоцтво й додаток дали змогу органу РАЦС підтвердити тотожність особи.
Отже, підтвердженням може бути лише документ, виданий компетентним органом іноземної держави, який можна апостилювати або легалізувати.
Крім того, у практиці Адвокатського об'єднання «Дісп'ютс» використовувалися рішення суду про зміну імені, офіційні витяги про реєстраційні дії населення та довідки компетентних органів про зміну імені у зв'язку з натуралізацією, вступом у шлюб або за власним волевиявленням.
Який саме документ підтверджує зміну імені і як його отримати, визначає законодавство держави, що видає документ, а не українське право. Тому це варто з'ясувати безпосередньо в її компетентному органі.
Незалежно від назви документа, у ньому мають бути зазначені попередні й нові прізвище, ім'я та, за наявності, по батькові, а також підстава зміни. Без цього документ не підтвердить тотожність особи для органу РАЦС.
Документ обов'язково має бути апостильованим або легалізованим в Україні, оскільки лише в такому вигляді він матиме юридичну силу для використання в Україні. Після цього документ направляється представнику, який виготовляє його нотаріально засвідчену копію та здійснює переклад українською мовою, і саме це є завершальним етапом підготовки перед поданням до органу РАЦС.
Висновок
Для уродженців України з іноземним громадянством труднощі з дублікатом свідоцтва про народження мають системний характер. Запис складено російською, до Реєстру його внесено українською, а документи нової країни оформлено за її власними правилами — і жоден із цих етапів не узгоджувався з іншими.
Орган РАЦС не може усунути цю розбіжність власним рішенням, оскільки інформація актового запису є конфіденційною, а коло осіб, яким видається свідоцтво, обмежене законом. Тож якщо імена не збігаються, тотожність має підтвердити документ.
Отже, позитивний результат залежить від того, чи зібрано заздалегідь повний ланцюг документів, який веде від запису про народження до чинного паспорта та підтверджує кожну зміну імені із зазначенням її підстави. За наявності такого ланцюга питання тотожності особи перестає бути перешкодою й вирішується в межах звичайної процедури.
